18 januari 2022
Hoe selecteer je de beste partner voor je administratie?
Voor veel eenmanszaken en KMO’s is administratie iets dat veel tijd kost. Daarom kiezen ze ervoor om administratieve taken, boekhoudkundige diensten en financiële verplichtingen uit handen te geven. Er zijn vijf aandachtspunten om in de gaten te houden als je wilt dat je administratieve outsourcing een hulp is in plaats van een nachtmerrie. Ontdek ze in deze blog.
“Was die factuur niet al betaald?”, vraag je je af als je de betalingsherinnering ziet. Je twijfelt. Of heb je die factuur alleen maar afgedrukt zodat je ze aan de boekhouder kon geven? Je zucht. Je weet het niet meer.
Herken je dat?
Eerlijk gezegd heb je er een broertje aan dood, aan al die financiële administratie. Je bent liever bezig met je werk. Handen uit de mouwen steken, je team aansturen, klanten helpen: daarvoor heb je je bedrijf destijds opgericht. Daar krijg je voldoening van. Niet van administratie. Maar je weet ook wel: als de administratie en de financiële opvolging in de soep draait, dan heeft dat gevolgen voor je onderneming.
De lijst met consequenties is lang
Verwarring. Frustratie. Een overvolle inbox met rode opvolgingsvlaggetjes. Aanmaningen. Lastige telefoons met leveranciers. Je boekhouder die je dringend vraagt om ontbrekende stukken in te dienen. Maar erger nog: je wordt beschouwd als een wanbetaler. Je vergeet facturen te maken waardoor je omzet mist. Je moet alles opnieuw opzoeken in de agenda, work orders en offertes waardoor je tijd verliest.
Administratieve hulp is dus meer dan welkom.
3 opties om je administratie op orde te krijgen
Als zaakvoerder van een KMO heb je drie opties om je administratie op orde te hebben.
De eerste is: alles zelf doen.
Maar dat is voor de meeste zaakvoerders niet de beste optie – zeker niet als je heel veel ander werk hebt dat je bovendien ook nog liever doet.
Optie 2: delegeren.
Een administratieve medewerker aanwerven is een goed idee. Maar als je interne administratieve kracht uitvalt door bijvoorbeeld ziekte of zwangerschap, dan komen die taken vaak terug bij jou terecht. Of blijven ze liggen.
Optie 3: de administratie uitbesteden aan een externe partner.
Administratieve outsourcing dus.
Welke administratieve taken wil je outsourcen?
Als je administratieve outsourcing overweegt, dan is het goed om na te gaan waarvoor precies. Wil je bijvoorbeeld hulp bij repetitieve taken (vergaderingen inplannen, data invoeren, offertes maken…)?
Of heb je nood aan ondersteuning voor een betere en snellere facturatie, je personeels- en loonadministratie, debiteurenbeheer, telefonische permanentie…?
Of wil je nog een stap verder gaan en ervoor zorgen dat je facturen niet alleen ingescand maar ook verwerkt worden? Of dat een bekwame persoon met een volmacht ervoor zorgt dat voortaan je belastingaangifte en bedrijfsvoorheffing altijd tijdig geregeld zijn zodat je hoge boetes vermijdt?
Selecteer de juiste administratieve hulp
Eens je weet bij welke taken je hulp wilt, kun je op zoek naar de juiste hulp voor je administratie. Er zijn veel personen en diensten die administratieve ondersteuning bieden – denk aan interim management assistants, virtuele assistenten (VA’s) en administratiebureaus.
Door als accountantskantoor samen te werken met vele tientallen KMO’s hebben we gezien welke factoren het verschil maken voor efficiënte administratieve medewerkers of ondersteuning. Er zijn er vijf. Je ontdekt ze hieronder.
Vijf succesfactoren voor de beste administratieve ondersteuning
1. Deadline gevoeligheid
Administratieve medewerkers of administratieve hulp die oog hebben voor de deadlines en hun taken op tijd afronden besparen hun opdrachtgevers veel stress én geld. Ga dus in zee met een partner voor wie deadlines heilig zijn.
2. Flexibiliteit
Een goede administratieve kracht – of die nu intern of extern voor een bedrijf werkt – is flexibel. Inspelen op onverwachte gebeurtenissen en snel kunnen schakelen is belangrijk. Kies voor een administratieve partner met zo’n flexibele instelling.
3. Strategisch inzicht
Administratie kan niet los gezien worden van de bedrijfsvoering. Het is belangrijk dat een administratief ondersteunende kracht of partner feeling voor financiën en inzicht heeft en strategisch werkt in het belang van het bedrijf.
4. Kwalificaties
Je administratie – en zeker je boekhoudkundige en financiële taken – laat je niet zomaar over aan de eerste de beste. Zorg ervoor dat de mensen die je inschakelt ook deskundig én bevoegd zijn. Zo mag bijvoorbeeld niet ieder administratiekantoor facturen verwerken of belastingadvies geven. Daar is een erkenning van het instituut (BIBF /ITAA???) voor nodig.
5. Vast aanspreekpunt
Precies omdat een betrouwbare administratieve partner zo belangrijk is, wil je de juiste persoon kiezen. Je wilt niet in zee gaan met een kantoor dat je dossier doorschuift naar een freelancer die misschien weer met andere onderaannemers werkt. Zorg ervoor dat je een rechtstreekse lijn hebt met één verantwoordelijke.
Samenvattend
Voor veel eenmanszaken en KMO’s is administratie iets dat veel tijd kost. Daarom kiezen ze ervoor om administratieve taken, boekhoudkundige diensten en financiële verplichtingen uit handen te geven. Er zijn vijf aandachtspunten om in de gaten te houden als je wilt dat je administratieve outsourcing een hulp is in plaats van een nachtmerrie. Ontdek ze in deze blog.
“Was die factuur niet al betaald?”, vraag je je af als je de betalingsherinnering ziet. Je twijfelt. Of heb je die factuur alleen maar afgedrukt zodat je ze aan de boekhouder kon geven? Je zucht. Je weet het niet meer.
